5th Annual General Meeting, China

            Setahun yang lalu, kali pertama saya menapakkan kaki di negeri orang, tepatnya di negeri bamboo. Tidak mudah untuk menceritakan kembali peristiwa setahun lalu. Tapi saya mencoba untuk membuka kembali memori yang tersimpan. Oke, "Ngapain sih di China?". Travelling? atau mudik *banyak yang bilang muka saya chinese*? Saya akan bercerita tentang pengalaman saya di China. Jadi, terkait postingan sebelumnya tentang Acceptance Letter, China, saya bersama dua orang lainnya, yaitu Kak Detia dan Kak Isti sebagai delegasi Leprosy Care Community (LCC) dan Indonesia datang untuk menghadiri event 5th Annual General Meeting di Yinlin Hotel, Nanning, China.

              

             Apa itu 5th Annual General Meeting (AGM)? AGM merupakan bentuk kegiatan evaluasi dari organisasi lepra/kusta di China, yaitu Joy In Action (JIA). Kalau organisasi di kampus-kampus, AGM itu sama halnya dengan Evaluasi Akhir Tahun (EAT). LCC diundang oleh JIA untuk menghadiri event ini. Jadi, ini juga merupakan kesempatan bagi LCC untuk belajar dari JIA, organisasi kusta yang sudah cukup besar dan sudah tersebar di delapan district (daerah) di China.

               Mungkin dari beberapa readers tidak paham kusta, LCC, JIA, dan lain-lain. As we know and if you know, but you must know, Indonesia menduduki peringkat ketiga dengan jumlah penderita kusta paling banyak di dunia setelah Brazil dan India (World Health Organization, 2012). Orang yang pernah mengalami kusta sering kali mendapat perlakuan tidak adil, yaitu tindak diskriminasi. Untuk itu, hadirlah sebuah komunitas LCC di Indonesia. Tak hanya di Indonesia, di Vietnam, Jepang, dan India pun ada. Oleh karena itu, peserta AGM terdiri dari volunteer China, Indonesia, Vietnam, Jepang, dan India. Namun, karena suatu permasalahan, India tidak jadi datang.

          AGM terdiri dari berbagai rangkaian acara, yaitu opening ceremony, meeting, discussion, video contest, charity bazaar, outdoor activity, dan closing ceremony. Kegiatan ini berlangsung selama tiga hari, yaitu dari tanggal 22-24 Agustus 2013. Saya akan berbagi cerita apa saja yang dilakukan selama tiga hari kegiatan AGM. Yuk, di simak.

Rabu & Kamis, 21-22 Agustus 2013

           Saya, Kak Detia serta Kak Isti take off dari Soekarno-Hatta sekitar pukul 10.00. Perjalanan kami cukup lama. Kami tiba di bandara Guangzhou sekitar pukul 15.00. Sesampainya di bandara, kami disambut oleh tiga volunteer dari district Guangzhou. Mereka adalah Adamas, Stone, dan Sam. Kami langsung naik taksi menuju stasiun kereta untuk menuju kota Nanning. Ternyata Nanning dan Guangzhou itu cukup jauh. Tiket kereta seharga 105 Yuan dapat mengantarkan kami dari Guangzhou menuju stasiun Nanning. Kami berangkat pukul 20.00 dan sampai pukul 10.00 di tanggal 22 Agustus. Kereta yang kami naiki hampir sama dengan kereta Indonesia antar provinsi. Perjalanan 14 jam membuat saya pegal-pegal.

Saya, Kak Isti, dan Kak Detia bersama Adamas (kanan)

            Sesampainya kami di Nanning, kami bertemu lagi dengan banyak volunteer China dari district Nanning. Lalu kami naik bis bersama menuju hotel. Tiba di hotel sekitar pukul 11. Whoa, finally arrived hotel. Rasanya badan remuk-remuk 14 jam di kereta. Kemudian kami melakukan registrasi dan saat itu kami bertemu dengan Tailang, Sekretaris Jendral JIA. Dia baik dan ramah sekali mau mengantar dan mengajak kami makan siang bersama dengan volunteer dari Vietnam. Ohya, sebelum kami berangkat, kami sudah mengirimkan pesan kalau kami tidak bisa makan pork, darah, dan makanan haram lainnya. Jadi, sudah disediakan satu meja makan untuk makanan halal. Luar biasa. Menu makanannya sangat beragam. Terlihat delicious dan mewah. 

Suasana di bis menuju hotel & kereta Guangzhou - Nanning

Menu makanan di Hotel

         Setelah makan siang, kami segera menuju aula untuk kegiatan opening ceremony. Pada kegiatan ini, kami semua, volunteer China, Indonesia, Vietnam, dan Jepang duduk sesuai districtnya. Kemudian, per-district akan keliling menyalami semua district. Kegiatan ini berlangsung ricuh. Antar sesama volunteer China, mereka saling tarik-tarikan. Ricuh banget pokoknya. Awalnya saya tidak paham kenapa ada hal seperti ini. Ternyata, saya sadar kalau ini dapat mempererat persahabatan antar district. Ternyata, masing-masing district tuh tidak saling kenal loh. Tetapi, mereka terlihat sangat akrab. Kemudian, ada games dan terakhir briefing buku panduan AGM. Lalu acara bebas. Saya, Kak Detia, dan Kak Isti memilih untuk istirahat di kamar karena lelah sekali.

Opening ceremony & Vietnamese

Setelah kegiatan opening ceremony, kami segera menyiapkan persiapan untuk presentasi. Malamnya, kami melakukan rehearsal bersama Vietanemese & Japanenese. Rehearsal ini sebagai bentuk pengawasan dari komite JIA terhadap apa yang akan kami sampaikan. Diperhitungkan juga lama waktu kami presentasi. Setelah selesai, kami kembali dan istirahat.

Jum'at, 23 Agustus 2013

            Hari kedua kegiatan AGM. Agenda hari kedua ini cukup padat, yaitu meeting, presentasi, dan video contest. Ahya! Mereka ini sangat tepat waktu. Pintu kami sudah di gedor-gedor ketika agenda akan dimulai beberapa menit sebelumnya. Agenda pertama adalah meeting. Meeting ini adalah core dari AGM, dimana para komite JIA ini menyampaikan gambaran tentang JIA dan apa yang sudah dilakukan selama satu tahun silam. Sistem organisasi JIA ini sangat sistematis, terstruktus, dan masif. Pada meeting ini juga, sekretaris jendral JIA dieksekusi, apakah dia ditetapkan menjadi sekjen berkutnya kembali ataukah akan turun dari sekjen yang di tentukan melalui voting para forum. Hasilnya pada saat itu, Tailang tetap menjadi sekjen JIA

        Agenda selanjutnya adalah presentasi. Disamping komite JIA melakukan evaluasi, semua district China juga melakukan hal yang serupa. Termasuk LCC, Vietnam Workcamp, dan FIWC (Jepang). Dari sesi presentasi ini, saya belajar banyak dan memberikan inspirasi tentang kegiatan yang dilakukan di semua district. LCC mempresentasikan kondisi kusta di Indonesia dan kegiatan yang LCC lakukan. Semua peserta terlihat antusias dan ada juga yang tidak mengerti karena kami berbahasa inggris dan mereka kesulitan terhadap bahasa inggris.

             Setelah makan malam, kami melanjutkan agenda video contest. Jadi, semua district China sudah menyiapkan video kegiatan workcampnya untuk di tampilkan. Kami menonton bersama-sama. Videonya sangat bagus. Bahkan, saya sendiri merasa tersentuh meskipun saya tidak paham artinya. Saya kagum, karena disetiap kegiatan ynag dilakukan memiliki tujuan dan manfaat. Video contest ini dapat berfungsi sebagai publikasi dan kampanye di masing-masing district. pemenang video contest ini akan mendapatkan insentif dari komite JIA, dimana dananya dapat dipergunakan untuk kegiatan workcamp, karena semua district bersifat mandiri alias mencari dana sendiri untuk menyelenggarakan kegiatan.

Meeting & Presentasi LCC

Sabtu, 23 Agustus 2013

             Hari ketiga AGM, it means hari terakhir kegiatan di hotel Yinlin. Agenda hari terakhir adalah discussion, charity bazaar, outdoor activity, dan yang ditunggu-tunggu adalah closing ceremony (party). Untuk discussion, terdiri dari tiga topic dan tiga ruangan terpisah. Saya bersama Kak Isti dan Yuta berada di ruang yang sama dengan topik "How to recruit volunteer?". Sedangkan kak Detia berada di ruangan dengan topik yang membahas tentang bagaimana kelanjutan volunteer yang sudah lulus. Mekanisme diskusinya adalah seperti ruang forum diskusi. Setiap district China melakukan presentasi terkait topik. Kemudian dilakukan sesi tanya jawab. Begitu seterusnya untuk setiap district. Dari sesi ini, saya belajar banyak bagaimana chinese volunteer dalam merekrut volunteer baru dan memberikan inspirasi tersendiri. Kemudian, sesi diskusi ini diakhiri dengan kesimpulan hasil diskusi oleh moderator.

Suasana diskusi

             Agenda selanjutnya setelah makan siang adalah charity bazaar. Disinilah kesempatan untuk collecting money sebanyak-banyaknya. Semua district baik China dan Vietnam sudah  menyiapkan stuff untuk di jual. LCC sendiri juga sudah menyiapkan stuff untuk dijual, yaitu berupa gantungan dari pita, pin, dna kerudung. Kami memberi iming-iming gratis flyer LCC & permen dari Indonesia gratis jika mereka membeli barang LCC. Alhamdulillah, penghasilan charity bazaar lumayan banyak akalu dikonversi ke rupiah. Hehe.. Setelah charity bazaar, langsung dilanjutkan dengan fun activity, yaitu bermain voli. Karena terdapat peraturan setiap grup harus ada peserta asing (di luar chinese), maka saya tergabung dalam sebuah tim. Jadilah saya ikut bermain voli. Padahal nggak bisa main voli, huhu T^T. Overall, kegiatannya sangat menyenangkan.

Charity bazaar & Outdoor activity, voly time!

               Malam harinya, dilanjutkan dengan closing ceremony. Di awali pembukaan oleh MC, kemudian memperkenalkan panitia dari AGM dan komite dari JIA serta ada sambutan dari perwakilan Sasakawa Memorial Health Foundation (SMHF). Anyway, thanks to SMHF karena telah memberikan sponsor kepada LCC, sehingga kami tidak perlu mengeluarkan biaya transportasi dan akomodasi selama AGM. Kemudian, ada performance dari masing-masing district dan juga Vietnam. Sangat ramai dan seru sekali closing ceremony ini. Daaaan sesi terakhir dan mungkin yang paling ditunggu-tunggu oleh semua volunteer adalah beer time. Ketika semua memegang beer, kami memegang jus jeruk. Hehe..Ketika saya mengamati mereka minum hingga mabuk, terlihat bahwa mereka meluapkan perasaan mereka ketika sedang mabuk. Ada yang berpelukan, bernyanyi, dan bahkan menangis. Sebelum larut dan panitia AGM pada mabuk, kami segera naik dan kembali ke kamar. Hehe..

Performance 

              Jadi, seperti itulah gambaran kegiatan yang saya lakukan selama AGM di China. Kegiatan kami di China tidak berhenti hanya pada AGM, tetapi kami juga mengunjungi salah satu koloni kusta di Nanning bersama beberapa volunteer China selama tiga hari dua malam. Koloni kusta itu bernama Desa Baguan. Saya akan bercerita kembali apa yang dilakukan di desa Baguan tersebut di postingan berikutnya. See ya! :)

Acceptance Letter, China!

        Going abroad. Apa yang ada dibenak kalian ketika mendengar kata 'going abroad'? Kalau saya sih langsung teringat masa SMA, yaitu waktu kali pertama saya mendengar kata 'going abroad'. Ya, sebatas cukup tahu tetapi belum saya jadikan sebagai salah satu impian hidup. Belum terpikirkan sebelumnya kalau saya akan bisa 'going abroad'. Dua tahun kemudian, setelah saya sudah menjadi mahasiswa tingkat pertama, tak sengaja saya melihat dua senior SMA saya yang sudah 'going abroad'. Dalam hati saya berkata, "Wah, keren sekali mereka. Kapan ya saya bisa seperti itu?". Sejak saat itu, saya bermimpi untuk bisa keliling Indonesia, bahkan dunia dengan membawa 'sesuatu' yang bermanfaat. 

          Satu tahun kemudian (Januari 2013), saya tergabung kedalam sebuah komunitas di UI, bernama Leprosy Care Community (LCC). Nah, di sana saya kenal dekat dengan salah seorang senior yang sudah beberapa kali 'going abroad' ke Vietnam, Hongkong, Jepang, dan saat itu sedang dalam proses persiapan ke Korea. Hey! Semudah itukah bisa 'going abroad'? Karena sangat curious, saya banyak bertanya kepadanya, bagaimana bisa seperti itu? Apa usaha yang dilakukan? Bagaimana biayanya? d-l-l. Inti jawabannya adalah koneksi (networking), perjuangan, usaha, dan do'a. Waktu terus bergulir, kemudian saya membaca ini di timeline facebook saya (Juni 2013):

"Teman-teman semua-muanya.. kita dapat undangan rapat ni namanya Annual General Meeting (AGM) dari Joy In Action (JIA) saudara LCC UI di China. Tanggal : 22-25 Agustus 2013tempat : di Guilin, China ; anggota rapat : staff JIA . Campers dari China, Jepang, India, Vietnam jadi LCC UI akan mengirimkan perwakilan yang dari pengurus dan volunteer LCC UI sebanyak 3-4 orang.penjelasan tentang AGM dan formulir aplikasi bagi yang berminat bisa diunduh dipahami dan diresapi kemudian diisi dan dikirim deh."

Ketika itu, saya merasa excited. Saya merasa bahwa mimpi saya untuk keliling dunia dengan membawa manfaat, perlahan bisa menjadi nyata. Kemudian saya mendaftarkan diri di hari terakhir pengumpulan berkas. Lalu seleksi wawancara, dan akhirnya saya terpilih sebagai delegasi LCC UI di acara tersebut. Alhamdulillah, senang luar biasa. Akibatnya, saya jadi mempunyai paspor. Hehe.. :-)

          Pertama kali mengurus administrasi untuk keluar negeri, ternyata tidak terlalu sulit. Pembuatan paspor memakan waktu seminggu. Pembuatan Visa China hanya sekitar 4 hari. Ketika itu, saya merasa sangat mudah dalam membuat visa China. Tidak terpikirkan sama sekali untuk menggunakan jasa Travel Agent. Mengurus sendiri memang mempunyai sense tersendiri. Berkas yang disiapkan, yaitu application form, paspor asli, foto 4 x 6, invitation letter (jika ada), fotokopi paspor, dan fotocopi KTP. Untuk application form Visa China, saya membuatnya di website Chinese Visa Application Service Center. Di website itu, kita hanya mengisi saja, kemudian bisa langsung jadi dokumen .pdf dari yang sudah di-isi. Mudah kan? Oh ya! Saat itu biaya pembuatan visa sebesar Rp 540.000. Setelah 4 hari sejak memasukan dokumen, jadilah visa pertama saya.

       Mengenai keberangkatan, saya tidak perlu memikirkan biaya untuk berangkat karena tiket pesawat dan akomodasi selama disana sudah di sponsori oleh Sasakawa Memorial Health Foundation. Karena tanggungan biaya inilah sebagai alasan saya untuk mendaftarkan diri. Hanya saja, saya perlu menyiapkan biaya untuk paspor, visa, asuransi, airport tax, dan akomodasi selepas tanggal 22-25 Agustus. Karena di luar dari acara AGM, kami, delegasi LCC diajak untuk mengunjungi perkampungan kusta di China selama 2 malam 3 hari. Saya hanya menukar uang sejumlah satu juta menjadi 210 Yuan (kalau tidak salah ingat). Dan itu sangat pas-pasan sekali. 

Paspor dan Visa sudah siap, persiapan untuk kegiatan AGM juga sudah siap, saya siap untuk menjejaki tanah Negeri Bambu..... (to be continued)